WAPRO Mag en de shopzonder koppelaar.Zo werkt het.
Het magazijn blijft de bron van de waarheid, de webshop leest het rechtstreeks uit de database en orders komen terug als ZO-documenten. Zonder agent bij jou geïnstalleerd en zonder derde systeem om apart te betalen en te bewaken.
De meest voorkomende opzet in de Poolse e-commerce met een ERP ziet er zo uit: de webshop heeft zijn database, WAPRO Mag de zijne, en daartussen staat een apart betaalde koppelaar die af en toe data overzet. Elke schakel betekent vertraging en ruimte voor fouten. In Torveo is de WAPRO Mag-integratie onderdeel van het platform: de webshop verbindt rechtstreeks met de magazijndatabase en schrijfacties aan de ERP-kant lopen via de officiële procedures van de fabrikant.
Rechtstreekse verbinding met de database
Torveo verbindt met de Microsoft SQL Server-database waarop WAPRO Mag draait. De toegangsgegevens voer je in het shoppaneel in en worden versleuteld bewaard. Orders worden weggeschreven via de officiële stored procedures van Asseco, dezelfde die het programma zelf gebruikt. De integratie schrijft nooit via sluiproutes in de tabellen.
De enige technische voorwaarde: de SQL-server moet voor het platform over het netwerk bereikbaar zijn, in de praktijk meestal via VPN. Je installeert geen agent of connector en betaalt geen tussenpersoon tussen shop en magazijn.
Wat stroomt er, en welke kant op
Van magazijn naar shop: artikelstammen (het catalogusnummer wordt de SKU), EAN-codes, omschrijvingen, foto's, voorraden per magazijn geteld als voorraad min reserveringen, en prijzen. Er zijn twee prijsniveaus: een retailniveau voor de shop en een apart groothandelsniveau dat de B2B-prijslijst voedt. Acties die in het ERP zijn ingesteld gaan aan en uit met hun datum.
Van shop naar magazijn: een order landt in WAPRO als ZO-document, dat de voorraad niet raakt totdat het magazijn hem verwerkt. Relaties ontstaan in het ERP bij de eerste order, niet bij elke accountregistratie. Facturen kun je in WAPRO rechtstreeks vanuit de shoporder opmaken, of de in het ERP opgemaakte facturen naar de shop halen. Altijd één van de twee, zodat dezelfde order nooit twee facturen met verschillende nummers krijgt.
De standaardscope is bewust smal: prijzen en voorraden synchroniseren, en er verschijnt niets nieuws in de catalogus zonder jouw besluit. Categorieën worden niet uit WAPRO overgenomen. Warengroepen uit het magazijn zijn zelden een goed shopmenu, dus categorieën wijs je toe in het paneel voordat producten in de verkoop gaan.
Het ritme en het vangnet
WAPRO Mag stuurt geen wijzigingsmeldingen, dus de synchronisatie werkt met polling: de frequentie stel je per integratie in, van enkele minuten voor alleen voorraden tot zeldzamere runs van de volledige catalogus. Elke run laat een rapport achter: wat erbij kwam, wat uitverkocht raakte, waar een prijs sprong, waar groothandel boven retail uitkwam.
Een order die niet in het ERP weggeschreven kon worden gaat in quarantaine met de oorzaak en een knop om opnieuw te proberen, terwijl de rest van de batch doorloopt. Het opmaken van facturen in WAPRO start in een proefmodus die niets in het ERP schrijft totdat jij de resultaten bekijkt en de modus zelf uitzet.
Als je magazijn in WAPRO Mag leeft, hoeft de webshop geen tweede plek te zijn waar je dezelfde data met de hand bijhoudt. Voorraden en prijzen komen uit het magazijn, orders gaan terug als ZO, en jij kijkt naar één rapport in plaats van drie systemen.