KSeF im Onlineshop:was sich ändert.
Das polnische nationale E-Rechnungssystem ist kein Zukunftsthema mehr. Für die meisten Verkäufer läuft die Pflicht bereits, für die kleinsten beginnt sie Anfang 2027.
Dieser Text beschreibt Fristen und ist keine Rechtsberatung: wir nennen ausschließlich Termine und Schwellen aus den Materialien des polnischen Finanzministeriums, geprüft am 4. September 2026, und legen keine Vorschriften aus. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Unternehmen unter eine der Schwellen fällt, ist das eine Frage an die Buchhaltung, nicht an eine Shop-Plattform. Die Quellen finden Sie unter dem Text.
Wer und ab wann
Die Pflicht zur Rechnungsstellung im KSeF kam stufenweise. Ab dem 1. Februar 2026 erfasste sie die größten Steuerpflichtigen, also jene, deren Umsatz für 2024 samt Steuer 200 Mio. zł überstieg. Ab dem 1. April 2026 erfasste sie die übrigen Unternehmen. Beide Termine liegen bereits hinter uns.
Eine Stufe bleibt. Steuerpflichtige, deren monatlicher, durch Rechnungen belegter Umsatz 10 000 zł nicht übersteigt, hatten eine aufgeschobene Pflicht und treten am 1. Januar 2027 in das System ein. Ein gesonderter, für viele Shops wichtigerer Punkt: die Termine betreffen das Ausstellen. Auf den Empfang von Rechnungen im KSeF sollten alle Steuerpflichtigen bereits ab dem 1. Februar 2026 vorbereitet sein.
Was das für einen Onlineshop bedeutet
Für den Shop ändert sich nicht, ob Sie Rechnungen ausstellen, sondern der Weg, den sie nehmen. Eine Rechnung zur Bestellung ist kein per Mail verschicktes PDF mehr, sondern ein strukturiertes Dokument, das ins System übermittelt wird. Praktisch heißt das dreierlei: der Shop muss eine Rechnung in der geforderten Struktur erzeugen können, er muss die Rechnungsdaten schon im Warenkorb korrekt erheben, und er muss wissen, was bei einer Korrektur im Retourenfall zu tun ist. Das Dritte macht die meiste Mühe, denn Retouren sind im E-Commerce Alltag und nicht Ausnahme.
Wie es bei uns funktioniert
Bei Torveo sind KSeF-E-Rechnungen Teil des Bestellmoduls und keine separate App zum Dazukaufen. Umsatzsteuerrechnungen und Proformarechnungen stellen Sie aus dem Panel aus, die Rechnungsdaten gibt der Kunde bei der Bestellung an, und Korrekturdokumente entstehen an derselben Stelle wie die Retoure. Wir treten nicht als Vermittler in Ihrer Abrechnung auf und ersetzen keine Buchhaltung: wir liefern ein Werkzeug, das das Dokument ausstellt und dorthin schickt, wo es hingehört.
Wenn Sie einen Shop betreiben und den Weg Rechnung-Korrektur-Retoure noch nicht geschlossen haben, ist genau das die Aufgabe für die Zeit vor Januar. Der Rest ist Formalität, die Ihnen die Plattform abnehmen sollte.