KSeF in een webwinkel:wat verandert er.
Het Poolse nationale e-factuursysteem is geen toekomstmuziek meer. Voor de meeste verkopers loopt de verplichting al, en voor de kleinste begint zij begin 2027.
Deze tekst beschrijft termijnen en is geen juridisch advies: wij geven uitsluitend data en drempels uit het materiaal van het Poolse ministerie van Financiën, gecontroleerd op 4 september 2026, en leggen geen voorschriften uit. Twijfelt u of uw bedrijf onder een van de drempels valt, dan is dat een vraag voor uw boekhouder, niet voor een winkelplatform. De bronnen staan onder de tekst.
Wie en vanaf wanneer
De plicht om facturen in KSeF uit te reiken kwam in fasen. Vanaf 1 februari 2026 gold zij voor de grootste belastingplichtigen, degenen bij wie de omzet over 2024 inclusief belasting 200 miljoen zł oversteeg. Vanaf 1 april 2026 gold zij voor de overige bedrijven. Beide data liggen inmiddels achter ons.
Eén fase resteert. Belastingplichtigen bij wie de maandelijkse met facturen gedocumenteerde omzet niet boven 10 000 zł uitkomt, kregen uitstel en treden op 1 januari 2027 toe tot het systeem. Een apart punt, voor veel winkels belangrijker: deze data gaan over het uitreiken. Voor het ontvangen van facturen in KSeF moesten alle belastingplichtigen al vanaf 1 februari 2026 klaar zijn.
Wat het betekent voor een webwinkel
Voor de winkel gaat de verandering niet over de vraag of u facturen maakt, maar over de weg die zij afleggen. De factuur bij een bestelling is niet langer een pdf per e-mail, maar een gestructureerd document dat naar het systeem gaat. In de praktijk betekent dat drie dingen: de winkel moet een factuur in de vereiste structuur kunnen maken, moet de factuurgegevens al in de winkelwagen correct verzamelen, en moet weten wat te doen met een creditfactuur bij een retour. Dat derde geeft de meeste hoofdbrekens, want retouren zijn in e-commerce dagelijkse kost en geen uitzondering.
Hoe het bij ons werkt
Bij Torveo zijn KSeF-e-facturen onderdeel van de bestelmodule en geen aparte app die u erbij koopt. Btw-facturen en proforma's maakt u vanuit het paneel, de klant geeft de factuurgegevens bij de bestelling op, en creditdocumenten ontstaan op dezelfde plek als de retour. Wij treden niet op als tussenpersoon in uw administratie en vervangen geen boekhouder: wij leveren gereedschap dat het document opmaakt en verstuurt waar het heen moet.
Runt u een winkel en is het pad factuur-creditfactuur-retour nog niet dicht, dan is dat precies de klus voor de tijd vóór januari. De rest is formaliteit die het platform u uit handen hoort te nemen.