Weryfikacja kontrahenta:GUS, VIES, Biała lista.

Każdy z rejestrów odpowiada na inne pytanie i każdy sprawdza się w innym momencie. Ręczne sprawdzanie przy każdym zamówieniu jest nierealne, a sprawdzanie raz na zawsze daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa, bo status firmy się zmienia.

Trzy rejestry, trzy pytania

• GUS (REGON): czy firma o tym NIP istnieje, jak się nazywa i pod jakim adresem działa.
• VIES: czy kontrahent z innego kraju Unii ma ważny numer VAT UE, co decyduje o stawce na fakturze.
• Biała lista podatników VAT: czy firma jest czynnym podatnikiem i na jaki rachunek wolno płacić przy większych kwotach.

Kiedy sprawdzać

• Przy rejestracji konta: GUS, żeby dane firmy były prawdziwe i uzupełniły się same.
• Przy zamówieniu od firmy z innego kraju Unii: VIES, zanim wystawicie fakturę bez polskiego VAT.
• Przed płatnością na rachunek kontrahenta powyżej progu: Biała lista, w dniu zapłaty.
• Zawsze: zapis wyniku sprawdzenia z datą, bo w sporze liczy się to, co możecie wykazać.

Dlaczego to ma działać w systemie sprzedaży

Sprawdzenie zrobione przez handlowca w przeglądarce nie zostawia śladu. Sprawdzenie zrobione przez system przy rejestracji albo w kasie zostaje przy kliencie i zamówieniu, z datą i wynikiem. Przy kontroli albo sporze to różnica między „sprawdzaliśmy” a „tu jest dowód”.

Jak to wygląda w Torveo

W Torveo dane firmy pobierają się z GUS po wpisaniu NIP przy rejestracji konta, a numer VAT UE jest sprawdzany w VIES i wynik zostaje zapisany przy kliencie. Białej listy Torveo dziś nie sprawdza: rachunki kontrahentów sprawdzaj w swoim programie księgowym albo bankowym.

Weryfikacja, która dzieje się sama przy rejestracji i w kasie, jest jedyną, która działa przy setkach klientów.